Een dag uit het leven van een Verantwoordelijke Werfsecretariaat

Grote bouw- en renovatieprojecten brengen een enorme berg aan administratie, opvolging en geregel met zich mee. Van het aanvragen van vergunningen en tevreden houden van de buren tot het bestellen van veiligheidsmateriaal.

Wie ervoor zorgt dat al die administratie op rolletjes loopt zodat iedereen op de werf snel en efficiënt kan werken? De Verantwoordelijke Werfsecretariaat of Werfsupport: een administratieve duizendpoot die houdt van een divers takenpakket.

Het is een uitdagende functie, maar ze biedt tegelijkertijd enorm veel voldoening. Benieuwd of deze job iets voor jou is? Karolien De Meirsman, Solid Collega en Verantwoordelijke Werfsecretariaat bij bouwbedrijf Denys Global NV, nam ons een dag mee op sleeptouw.

Verantwoordelijke Werfsecretariaat: een administratieve duizendpoot

Beste Karolien, kan je ons iets meer vertellen over de dagelijkse taken van een Verantwoordelijke Werfsecretariaat?

Karolien: Mijn takenpakket is heel divers, maar in feite komt het erop neer dat ik ervoor zorg dat de werfadministratie steeds op rolletjes loopt zodat alle architecten, ingenieurs, arbeiders en andere specialisten snel en efficiënt hun werk kunnen doen.

Zo sta ik onder meer in voor de administratie van de arbeiders, het beheren en opvolgen van vorderingsstaten, meetstaten, pictogrammen en werkplekinspecties, de uitwerking van de maandelijkse toolbox, offertes zoeken en producten bestellen, enzovoort.

Ik ga ook na of mensen juist parkeren op en rond de werf, voorzie de arbeiders van veiligheidsmateriaal zoals helmen, brillen en schoenen, volg het alarmsysteem op en onderhoud contacten met de hoofdzetel, de politie, de buren en andere betrokken partijen.

Welke eigenschappen komen erg van pas in je job?

Karolien: Ik zorg voor de dagdagelijkse praktische running van de werf. Om alles vlotjes te laten verlopen, moet je natuurlijk een administratieve duizendpoot zijn, stressbestendig zijn, social skills hebben en erg vlot kunnen communiceren. Talenkennis is daarbij een must, want op de werf werken mensen met heel verschillende achtergronden. Zelf ben ik bijvoorbeeld viertalig.

Je moet verder strikt zijn en je mannetje kunnen staan, maar ook flexibiliteit kunnen tonen. Aan de ene kant moet je ervoor zorgen dat iedereen zich aan de regels houdt, aan de andere kant moet je creatief op zoek gaan naar oplossingen voor praktische problemen.

Het is ook belangrijk om respectvol te zijn ten opzichte van alle betrokken partijen: de projectleiders, de arbeiders, de buren, enz. Als je ieders eigenheid respecteert dan verloopt de samenwerking veel vlotter.

Hoe ben je Verantwoordelijke Werfsecretariaat geworden? Wat is je achtergrond?

Karolien: Ik heb destijds Licentiaat Handelswetenschappen gestudeerd en ben dus Economist van opleiding. Verder ben ik altijd heel erg actief geweest in het verenigingsleven. Zo leer je erg goed je plan trekken, organiseren en communiceren met diverse mensen. Ideaal voor een job als Verantwoordelijke Werfsecretariaat.

Hoe ben je bij Solid Talent terechtgekomen?

Karolien: Ik werkte eerst bij een ander bouwbedrijf, maar had nood aan een nieuwe uitdaging. Via een vriendin hoorde ik goede dingen over Solid Talent. Daarom besloot ik hen te contacteren.

En toen?

Karolien: Toen is het enorm snel gegaan! Ik ben op afspraak gegaan bij Solid Talent. Het gesprek ging vlot en ze vroegen mij wanneer ik eventueel zou kunnen starten. Ik zei al lachend “Morgen.” en zij zeiden “Voor ons is het goed!”.

Mijn eerste spontane reactie was: “Oei, ik moet nog naar de kapper!” (lacht) Woensdag ging ik op gesprek, donderdag tekende ik m’n contract, kreeg ik m’n computer en een eerste introductie, vrijdag ging ik naar de kapper en maandag startte ik officieel op een nieuw project. Nog nooit gezien!

Kan je iets meer vertellen over dat project?

Karolien: Graag! Ik ging via Solid Talent aan de slag op het Werfsecretariaat van bouwbedrijf Denys Global NV. Denys werkte mee aan de renovatie van de Handelsbeurs in Antwerpen, een prachtig historisch gebouw dat in ere werd hersteld.

De Handelsbeurs werd daarbij volledig gerenoveerd en kan nu terug dienen als commercieel centrum, feestzaal en toeristische parel. De aangrenzende Schippersbeurs wordt ook omgetoverd tot een prachtig restaurant.

Verder wordt het historische Hotel du Bois naast de Handelsbeurs gerenoveerd en uitgebreid tot een vijfsterrenhotel. Tot slot werd er ook een parking met 3 ondergrondse verdiepingen aangelegd onder de Handelsbeurs en het hotel.

Ik zorgde mee voor alle ‘bouwmensen’, op een administratieve manier, zodat dit enorme project snel en efficiënt opgeleverd kon worden. Een boeiende uitdaging!

Indrukwekkend! Hoe zag je eerste werkdag eruit? Wat waren de voornaamste uitdagingen?

Karolien: Een eerste werkdag is natuurlijk altijd een beetje behelpen. Ik weet in ieder geval nog goed dat ik m’n eerste dag aankwam in een deftig bloesje en op hakken, maar daarna al snel overschakelde op praktische kleding en veiligheidsschoenen. (lacht)

Mijn voornaamste uitdagingen in het begin? Plannen leren lezen, nog meer leren communiceren met de collega’s en structuur brengen in de chaos door bijvoorbeeld lijstjes te maken voor alles.

Direct leren communiceren op een werf is erg belangrijk. Echt praten, niet gewoon mailen. Mails over en weer pingpongen op een werf, dat werkt gewoon niet.

Je mag ook geen schrik hebben om raad te vragen aan gelijk wie als je start. Zo heb ik in het begin veel naar de hoofdzetel gebeld. Nu kent iedereen me daar. (lacht)

 

 

De bouwsector wordt nog altijd gezien als een mannenwereld. Heb je dat ook zo ervaren?

Karolien: Klopt. Daar had ik in het begin ook wel een beetje schrik van… Onterecht trouwens. Ik heb nooit last gehad van ongewenste intimiteiten of opmerkingen.

Alles is correct verlopen, en volgens mij is dit mede te danken aan het feit dat de werfleiding die correcte mentaliteit uitstraalt en uitdraagt.

Toen ik hier startte was ik één van de twee vrouwen tussen 120 mannen. Dat zijn er nu een pak meer. Mooi om te zien. (glimlacht) De samenwerking is steeds vlot verlopen.

En hoe heb je de samenwerking met Solid Talent ervaren?

Karolien: Ja heel goed natuurlijk. Na mijn eerste sollicitatie bij Solid Talent kon ik meteen aan de slag. Bovendien zat er maar één week tussen mijn eerste gesprek en mijn eerste werkdag. (lacht)

Verder hebben ze me goed opgevolgd. In het begin kwamen ze vaak langs op de werf om te kijken of alles goed liep. Toen ik ingewerkt raakte, minderde dit uiteraard. Heel tof zijn ook de spontane bezoekjes op Management Office Day, Sinterklaas en Pasen met bloemen of snoep.

Waar haal jij de meeste voldoening uit in je job?

Karolien: Heel veel verschillende taken, waar ook meteen een bepaalde druk achter zit, op tijd tot een goed einde brengen… daar haal ik enorm veel voldoening uit.

Verder hou ik enorm van mensen gelukkig maken. Ik geniet van samenwerken en van collegialiteit en zorg graag voor iedereen. Ze noemen mij weleens de “mama van de werf”. (lacht)

Ik vind het ook erg fijn als iedereen op een vlotte manier samenwerkt en alles als vanzelf in elkaar ‘klikt’. Een werf die draait als een geoliede machine.

Een boeiende job met veel uitdaging én voldoening dus! Kan je ons tot slot, in de mate van het mogelijke, nog even vertellen hoe een “doorsnee” werkdag eruitziet?

Een dag uit het leven van…

5.45 uur – 6.30 uur: morgenstond heeft goud in de mond

Als Werfsupport moet ik vroeg uit de veren. De arbeiders beginnen namelijk om 7.00 uur op de werf. Ik sta op om 5.45 uur en rond 6.10 uur ben ik klaar om naar het werk te fietsen. Thuis ontbijten doe ik niet, omdat ik meestal nog geen honger heb.

6.30 uur – 7.00 uur: stilte voor de storm

Rond 6.30 uur kom ik aan op de werf, start ik m’n computer op, zet ik koffie en maak ik alles klaar tegen 7.00 uur, wanneer de arbeiders zich komen aanmelden.

Op een grote werf moet iedereen zich steeds aanmelden. Deze werfmelding is wettelijk verplicht en enorm belangrijk voor onder meer de veiligheid, arbeidsreglementering en RSZ.

7.00 uur – 8.00 uur: alle hens aan dek

De administratie van de arbeiders is een groot onderdeel van mijn job, met vaak veel speciale gevallen en uitzonderingen. Gelukkig heb ik hier goede kennis van.

Om 7.00 uur melden de eerste arbeiders zich aan en is het superdruk. Meestal ben ik wel even bezig met het nagaan of de papieren van vooral nieuwe mensen in orde zijn en hen verder te helpen met bijvoorbeeld stofmaskers, veiligheidskleding, nieuwe batterijen voor lampjes op veiligheidshelmen, enzovoort.

8.00 uur – 11.00 uur: Breakfast, anyone?

Ergens tussen 8.00 uur en 9.00 uur ontbijt ik, als ik een vrij moment vind. Het tijdstip hangt vooral af van de mensen die ik nog moet helpen.

Vanaf 8.00 uur ben ik vooral bezig met het checken van bestaande arbeiders, het controleren van de toegangen en parkeerplaatsen op en rond de werf en het laten wegslepen van wagens die de signalisatie niet respecteren en zo de gang van zaken verstoren. Ik ben ondertussen goed bevriend geraakt met de politie hier. (lacht)

11.00 uur – 15.30 uur: diverse taken en opvolging

Vanaf 11.00 uur ben ik meestal voornamelijk bezig met opvolging, bijvoorbeeld van mails en taken van collega’s. Die taken zijn erg uiteenlopend. Geen enkele dag is hetzelfde.

Meestal stop ik rond 15.30 uur, maar als het erg druk is, bijvoorbeeld vlak voor een oplevering, durft dit al eens uitlopen tot 16.00 uur en in extreme gevallen tot 18.00 uur. Dit is heel afhankelijk van de workload.

15.30 uur – 22.00 uur: relax and unwind

Een half uurtje nadat m’n werkdag erop zit kom ik thuis en is het tijd voor ontspanning. Dan kook ik, kijk ik op m’n gemak tv, lees ik of spreek ik af met vrienden.

Meestal kruip ik rond 22.00 uur of 22.30 uur m’n bed in. Ik ben naast m’n werk ook nog actief in het verenigingsleven. Daardoor kan het al eens wat later worden, maar dat voel ik dan wel de dag erna. (glimlacht)

Geïnteresseerd in een job als Verantwoordelijke Werfsecretariaat?

Vond je Karoliens werkdag interessant? En zie jij een job als Verantwoordelijke Werfsecretariaat ook wel zitten? Bekijk hier onze vacatures en solliciteer vandaag nog!

[BEKIJK ONZE VACATURES]

Heb je verdere vragen over de functie van Verantwoordelijke Werfsecretariaat, onze andere administratieve functies of jouw carrièremogelijkheden bij Solid Talent? Aarzel niet om ons te contacteren. We helpen je graag verder!