Een dag uit het leven van een General Services Supervisor

Frederic is een ervaren General Services Supervisor bij Solid Talent. In een vorig artikel vertelde hij al wat zijn job precies inhoudt. Nu geeft hij ons ook inkijk in een typische werkdag.

Een vast schema heeft hij niet: elke dag is verschillend. Maar net dat houdt zijn job boeiend, vindt Frederic. Toch zijn er enkele zaken die dagelijks of wekelijks terugkeren.  

Lees snel verder en ontdek wat een General Services Supervisor precies doet.

7.20 uur – 8.30 uur: flexibiliteit bij het begin van de dag

Ik zet rond 7.20 uur mijn pc aan en kijk of ik belangrijke mails heb ontvangen en of er dringende werken vermeld staan in SAP (speciale software om bedrijfsprocessen te optimaliseren voor zaken als logistiek en veiligheid). Het eerste uur van de dag gebruik ik voornamelijk om de planning te bespreken met mijn collega en contractoren op weg te helpen en te begeleiden bij de werken die gepland staan.

Ik heb altijd wel ergens een to-do lijstje neergeschreven met zaken die nog moeten gebeuren, die nog geregeld moeten worden of die ik moet nakijken. Flexibiliteit is dan ook één van de belangrijkste eigenschappen van een goede General Services Supervisor. Je moet goed kunnen plannen en alles bijhouden, maar je moet ook altijd in het achterhoofd houden dat je planning zomaar overhoop gegooid kan worden. Tijdens de team meeting bijvoorbeeld.

8.30 uur – 9.15 uur: dagelijkse team meeting en koffiepauze

Om 8.30 uur start de dagelijkse team meeting met de onderhoudsdienst en de afdeling productie. Tijdens deze meeting bespreken we waar er werd afgeweken op de planning van afgelopen nacht, hoe de planning voor de dag eruitziet en waar we eventueel van de dagplanning moeten afwijken.

Als General Services Supervisor moet je wel wat perfectionistisch ingesteld zijn. Er is zo’n grote variatie aan taken en verantwoordelijkheden dat je je hoofd er goed moet bijhouden. Je moet snel kunnen schakelen om iedereen de beste oplossing op een zo kort mogelijke tijd te (proberen) bieden.

Om 9.00 uur houden we de eerste koffiepauze van 15 minuten. In normale omstandigheden deel ik een bureau met 6 andere collega’s en dan praten we wat over de actualiteit bij een kopje koffie.

Door de huidige coronamaatregelen werd ons team opgesplitst om de social distancing te garanderen. Daardoor zit ik nu alleen aan ons bureau en lees ik de digitale krant tijdens mijn pauze.

9.15 uur – 15.00 uur: meetings en opvolgen van lopende werken

Naast de team meeting woon ik dagelijks nog wel wat andere meetings bij, bijvoorbeeld van een werkgroep waar ik deel van uitmaak of over een turnaround (stilstand) die gepland staat voor een bepaalde afdeling.

Verder bestaat mijn job uit het bekijken en filteren van nieuwe werkorders en de voorbereiding hiervan. Ik neem ook vaak de tijd om de lopende werken op te volgen door meermaals per dag poolshoogte te gaan nemen.

Aangezien ik met zowat elke afdeling in aanraking kom en iedereen ons weleens voor iets nodig heeft, is het niet onbelangrijk dat je ook over de nodige social skills beschikt. Iedereen tegelijk van dienst zijn lukt sowieso niet dus af en toe zal je al eens iemand moeten teleurstellen. Dan is het beter om deze boodschap op een gemoedelijke manier of met een kwinkslag over te brengen in plaats van zakelijk en afstandelijk. Ik ben ervan overtuigd dat je zo op meer begrip kan rekenen.

Tussen 11.45 uur en 12.15 uur houden we lunchpauze. Normaal gezien kunnen we ’s middags in het bedrijfsrestaurant terecht voor heerlijke maaltijden, maar door de coronacrisis zijn we tijdelijk genoodzaakt om aan ons bureau te lunchen.

Op woensdag van 13.00 uur tot 13.30 uur houden we ook het weekplanningsoverleg. Tijdens deze meeting wordt de planning van de daaropvolgende week besproken en krijgt de afdeling productie de mogelijkheid om bepaalde werken voor- of achteruit te schuiven in de planning.

Ten slotte proberen we met het coördinerend team van mechanisch onderhoud elke donderdag om 13.00 uur even samen te zitten. Dan bespreken we zaken zoals het onderhoudsbudget, ongevallen en bijna-incidenten van de afgelopen dagen. Daarnaast bekijken we eventuele grote geplande werken en stilstanden.

15.00 uur – 16.00 uur: werkvergunningen uitschrijven

Het laatste uur van de dag gebruik ik om werkvergunningen te schrijven voor de volgende dag en deze in te dienen bij de dienst productie. Op die manier kan de productieafdeling al de juiste voorzorgsmaatregelen treffen om de volgende dag vlot te starten.

Ik heb een zeer gevarieerde job die me veel uitdaging biedt. De taken en verantwoordelijkheden houden mijn job boeiend, en zo vliegt de tijd vooruit en is het alweer 16.00 uur.

Is een job als General Services Supervisor iets voor jou?

Vond jij Frederics dag interessant? Of heb je verdere vragen over de functie van General Services Supervisor? Aarzel niet om ons te contacteren. Wij helpen je graag!

Ook aan de slag als General Services Supervisor? Bekijk hier onze vacatures en solliciteer vandaag nog!

[BEKIJK ONZE VACATURES]